ポータルサイト運営会社 セミナー
業種 | ポータルサイト運営 |
参加対象者 | サイト利用者、業界関係者 |
参加人数 | 100‐300名 |
開催期間 | 1日 |
会場 | ホール |
イベント概要
会場には出展ブースもあり、実際にサービスやツールの紹介を受けることができます。セミナープログラム終了後には懇親会も設けられ、講演者様・出展社様・来場者様同士の意見交換の場にもなっております。弊社では事前お打ち合わせにてご要望をヒヤリングし、台本・出展企業様向けマニュアルを作成。イベント当日はプログラムの進行から、テクニカル面でのサポート、受付対応・お客様誘導など、運営全般に携わらせていただきました。
営業コメント
ご縁の永い特別なクライアント様で、年に何度かお手伝いの機会をいただいております。新たなご意見や、挑戦されたいことを進んでお話しくださるため、営業としての対応能力やスピード感が求められ、いのしし年生まれの自分としては諸突猛進心に火がつきます!(笑)このイベントをきっかけに、新たな企業様からお声がけをいただくこともあり、人と人とのつながりを強く感じられるイベントの一つだと感じております。ご縁を大切に、今後ご一緒する機会をもっともっと増やしていきたいと考えております!
企画・制作チームの課題
出展ブースのレイアウト
本件に関しまして、クライアント様から出展ブースへのお立ち寄りを増やしたいとのご要望を受け、出展ブースエリアのレイアウトを工夫いたしました。ご来場者様が受付後、まずセミナーのお席を確保したいとのご意向を考慮し、セミナー会場へのルートを囲むようにブースを配置しました。これにより、出展ブースとご来場者様の動線を短縮し、出展者様が声をかけやすいレイアウトを実現いたしました。
事前:会場下見などの下準備
初めて利用する会場は下見に伺わせていただき、会場の作り・映像や音響などの機材類・会場備品などを把握したうえで、精度の高い資料を作成するようにしております。また、映像などの専門的な部分を詰めていく際はクライアント様と会場様の間に入ることで、クライアント様のご負担を少しでも軽減できるよう努めております。
当日:お客様動線を踏まえたレイアウト
会場内は、セミナーエリアと出展ブースエリアの2つに分けてレイアウトを組ませていただきました。ご要望の中に、出展ブースへのお立ち寄りをもっと増やしたいというお気持ちがあったため、予め開放扉を限定し、ブースを回遊してからでないとセミナー会場までたどり着けないという動線にさせていただきました。受付後、真っ先にお席に着いてしまわれるケースが多い中、とても効果的な方法の一つだったと思われます。
セミナー会場
セミナーは、まず機材類のチェックし、本番の流れを意識したリハーサルを入念に行っていきます。プログラムによって、講演者様のご要望は変わってまいりますので、事前の確認と現地での臨機応変な対応力が求められます。スムーズな進行が行えるよう、チーム一丸となって取り組ませていただいております。
出展ブースエリア
約10社近くの企業様がブースを出展されるため、ブースの間隔や、配置などの調整を図面作成時に行ってまいります。隣接するブースの会話をできるだけ聞こえないようにすることや、各企業様のバナーや展示物が設置しやすい十分なスペースを確保するよう意識しております。
セミナープログラムの終了に合わせて、ブースエリアを懇親会会場に転換いたしました。お食事とお酒を交えながら行われる皆様の意見交換は大変盛り上がりで、コミュニティのつながりの強さを毎回肌で感じております。途中にお帰りになる方もいらっしゃるため、出入り口付近にスタッフを配置し、お見送りまで徹底して行わせていただきました。