ポータルサイト運営会社 セミナー
| 業種 | ポータルサイト運営 |
| 参加対象者 | サイト利用者、業界関係者 |
| 参加人数 | 400名 |
| 開催期間 | 1日 |
| 会場 | ホール |
イベント概要
これまで開催されてきたセミナーの規模を拡大し、申込者数も100名追加されました。また新たな試みとして、プログラムに懇親会が取り入れられ、会場を「講演エリア」と「ブースエリア」の2つに分けることで、講演終了後のブースエリアを「懇親会スペース」として利用する場面があり、これまで以上に来場者様とのコミュニケーションを重視されたセミナーイベントを実施する運びとなりました。
営業コメント
元々別のクライアント様としてお仕事をいただていたご担当者様が、嬉しいことに転職された後も弊社にお声がけくださり、本件のお手伝いをさせていただくようになりました。イベントも開催ごとに来場者様が増え、クライアント様の企業としての広がりを毎回肌で感じております。またそのキッカケの一部をお手伝いできていることを大変嬉しく思います。
企画・制作チームの課題
これまで挙がった改善点を基に運営プランの見直し
本件では、これまで実施してきたセミナーに比べ、規模や内容のボリュームが増えていることを考慮し、これまでの運営プランを見直す必要があると判断しました。そこで、過去のフィードバックで挙がった改善点に対する解決策を考慮しながら、よりスムーズな運営が行えるよう、受付方法や動線の確保、場面に合わせたスタッフの動きなど、開催規模に合わせた最適なプランをご提案させていただき、お客様とご相談を重ねながら本番を迎えました。
会場に合わせた受付配置とフロー体制
受付では、約400名の来場が見込まれていたため、会場のホワイエ部分だけでは待機列の形成が難しいと判断。そのため会場内に受付を設置し、ホワイエから会場内の受付までをパーティションで区切ることで、待機列の形成を行いました。また、受付時間を考慮し、リストチェックにかかる時間を短縮するため、待機列形成の段階から来場者様の個人名の頭文字で2箇所に分けて整列していただきました。そうすることにより、スムーズな体制で時間内に受付業務を行うことができました。
ブースエリアでの来場者交流
会場の後方には出展社様によるブースエリアが設置され、来場者様との交流空間として利用されました。400名の来場者様が回遊しやすいように、動線を広く確保することで、ストレスなくコミュニケ―ションをとることが可能となりました。運営マニュアルを作成する際にも、こうしたシミュレーションを描きながら運営プランを構築していくことが非常に重要となります。
講演エリア
リハーサルから本番まで徹底サポート
講演エリアでは、約400名様のお席を確保しながら、動線が狭くなりすぎないよう注意し、安全な移動動線を確保しました。また、本番前のリハーサルでは音響や照明のテクニカルリハーサルを中心に行い、事前に講演者様がいらっしゃる場合は講演資料の動作確認などもさせていただきます。講演中の空席案内や資料の補充、アンケートの回収などの細かなサポートまで、お手伝いさせていただきます。
ブースエリアを使用した立食パーティー
ブースエリアを懇親会スペースへ転換
講演中にレイアウト変更を行い、ブースは残した状態で会場を懇親会スペースへと転換いたしました。また、懇親会後の退場動線を考慮し、受付も会場内からホワイエへと移動することで、アンケートの回収漏れを防ぎました。
ケータリングによる立食パーティー
懇親会を立食形式にすることにより、クライアント様が来場者様とのコミュニケ―ションを図るきっかけとなるだけでなく、来場者様同士の繋がりが生まれることでコミュニティとしての一体感を醸成することが可能となります。
