ポータルサイト運営会社 セミナー・表彰式
| 業種 | ポータルサイト運営 |
| 参加対象者 | サイト利用者、業界関係者 |
| 参加人数 | 500‐700名 |
| 開催期間 | 1日 |
| 会場 | ホール |
イベント概要
セミナー終了後は、来場者様・講演者様が交流しながら意見交換を行えるお時間も設けられておりました。また今回のイベントは、主催社様の周年記念ということもあり、セミナーと表彰式典の２イベントが合わさった内容となっております。弊社では台本や、出展企業様向けマニュアルの作成、また現場の施工を担当させていただきました。イベント本番当日ではプログラムの進行から、テクニカル面でのサポート、受付対応・お客様誘導など、運営全般に携わらせていただきました。
営業コメント
年に何度もイベントを開催されており、弊社も長くお付き合いをさせていただいているお会社様です。今回は、今年に入って3回目の開催でした。毎回ご用命いただけることを大変ありがたく思います。このイベントをきっかけに、初めて他部署の担当者様ともご一緒させていただくことができ、とても貴重な機会をいただきました。繋がりの輪が広がっていくことが大変嬉しいです。
企画・制作チームの課題
クライアント様からのご要望を第一に、各エリアのレイアウトを工夫いたしました。また、セミナーから表彰式への転換を考慮し、スムーズな運営が行えるようマニュアルや制作物などの準備を営業スタッフとの確認を重ねながら行いました。
会場下見などの下準備
開催が決定されましたら、まずは会場の下見へ伺い、会場の担当者様にご挨拶させていただきます。本番までの準備期間は会場の担当者様と密に連携をとる必要があるため、しっかりお顔合わせをさせていただき、イベントの趣旨も細かくご説明いたします。マニュアルなどの制作物を用意するために、制作担当者との間に疑問点など残らないよう、何度も下見へ伺うこともあります。
回遊を目的としたレイアウトの工夫
イベント開始時、ホール内はセミナー会場として、レイアウトを組みました。ホールの外には10社様以上の出展ブースを設置。来場者様の動線を意識した並びで配置し、お出迎えをします。会場のキャパシティーに対して来場者数が多かったため、誘導スタッフも余裕をもって配置しました。イベントは内容や会場のタイプによって、必要な手配や進行の過程が大きく異なります。ひとつひとつの状況に応じて適切な判断を重ねていく時間は、まるでパズルを組み立てているような感覚であると感じています。
転換
小一時間でホール内をセミナー会場から、表彰式会場へと転換いたしました。限られた時間の中で、お客様の希望する完成形へ近づけるにはどうすれば良いのか、施工チームと検証を重ね当日を迎えました。我々にはいつも力を貸してくださる、大切な協力会社様がたくさんいらっしゃいます。協力会社の皆さんと気持ちをひとつにして取り組み、完成したときの達成感は特別なものです。
装飾
同じ会場でも、ビジネスセミナーから、表彰式という特別な空間へと生まれ変わりました。式典では、お花をはじめとした装飾をお任せいただく機会も多く、今回もイベントのテーマカラーを伺いながら、お花の種類選びからご一緒に考えさせていただきました。お客様の「こうしたい」をカタチにしていく時間は、毎回楽しく、やりがいを感じております。
